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Gli errori da evitare nella politica di adeguamento privacy della vostra azienda.

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Gli errori da evitare nella politica di adeguamento privacy della vostra azienda.
Obbiettivo di questo articolo è evidenziare alcuni errori da evitare nella fase di adeguamento privacy delle vostre attività.

Fin dall'entrata in vigore del Regolamento europeo 679/2016, più comunemente conosciuto come GDPR, l’approccio nella politica e nella strategia d’adeguamento delle varie realtà pubbliche e private è risultato molto eterogeneo. C’è chi ha preso sin da subito in maniera seria e consapevole quello che è a tutti gli effetti il primo passo verso una rivoluzione culturale nel modo di vedere il trattamento dati in questa era dominata dalla tecnologia; e c’è chi invece ha avuto un approccio superficiale dedicandosi alla materia in modo sommario e poco concreto poi nelle azioni compiute. Obbiettivo di questo articolo è evidenziare alcuni errori da evitare nella fase di adeguamento privacy delle vostre attività.

Il primo è sicuramente affidarsi a consulenti "improvvisati" o direttamente a software gestionali. Lo strumento del gestionale in sé e per sé non è totalmente da condannare, essendo in commercio alcuni validi programmi di questo genere, ma anche il miglior gestionale se messo nelle mani di persone (legittimamente) non compenti in materia protezione dati è molto probabile che generi documenti sbagliati o incompleti, che potranno essere poi soggetti a richiami o anche sanzioni da parte degli organi predisposti.

Altro errore che ci può esporre a richiamo o sanzione è il mancato aggiornamento della documentazione messa noi a disposizione dal nostro consulente privacy. Una documentazione corretta è una documentazione in continuo aggiornamento, a seconda dei cambiamenti interni a nell’ambito trattamento dati nella nostra realtà lavorativa. Ogni tipo di cambio di personale interno, o di fornitori di servizi esternalizzati dovranno essere prontamente segnalati e documentati, in primis nel nostro Registro dei trattamenti da titolare. È quindi consigliato affidarsi a quei consulenti che non garantiscono sono un’azione mirata all’adeguamento iniziale “one spot”, ma che pianifichino un rapporto continuativo con la realtà col quale si interfacciano.

Altra mancanza che può palesarsi in un momento successivo alla prima fase d’adeguamento è il mancato adoperarsi alla consegna dei documenti di nomina, sia per i collaboratori interni (per il quale la nomina varrà come autorizzazione al trattamento dati per nome e per conto del Titolare di trattamento) sia per i fornitori di servizi già citati nel punto precedente ( in questo caso la nomina certificherà nero su bianco il rapporto di solidarietà tra il Titolare di trattamento e quello che in gergo tecnico viene detto Responsabile di trattamento). Tali documenti infatti, per adempiere alla ratio per la quale sono generati necessitano della firma dell’interessato di turno, e come minimo dimostrare l’avvenuto invio tramite mail del documento ci eviterà problemi in sede ispettiva.

Ultima tipologia di errore da evitare, ma non per importanza, di approccio al tema adeguamento privacy della mia attività è il pensare di non trattare effettivamente dati. Anche solo il poter consultare un semplice indirizzo mail, il conservare i numeri di telefono dei nostri clienti, o i curricula dei nostri dipendenti ci rende Titolare di trattamento. Anche i dati dei quali possiamo entrare in possesso tramite il nostro sito web (che necessita anch’esso di una politica di adeguamento ad hoc) sono molte volte sottovalutati da titolari di attività che proprio tramite i loro siti entrano continuamente in possesso dei dati dei visitatori, dal semplice dato di navigazioni ai dati anagrafici inseriti nel nostro sito tramite finestre come il “lavora con noi” o il “contattaci”. 

Per partire quindi col piede giusto è necessaria la consapevolezza di interfacciarsi con una vera e propria nuova materia che assumerà sempre più rilevanza nelle nostre dinamiche lavorative. Ogni imprenditore dovrebbe analizzare la rivoluzione tecnologica che il mondo del lavoro sta vivendo e prepararsi in primis culturalmente ad entrare in questa nuova ottica di metodologia e strategia lavorative. 

                                                                                                               Alessandro Saviano

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